Organizar um evento esportivo não é tarefa fácil. É preciso se programar e começar com no mínimo seis meses de antecedência. Isso porque, os eventos esportivos, como por exemplo, as corridas de rua, geralmente são feitos em espaços públicos e, portanto, precisam de aval da prefeitura, do órgão de trânsito, polícia civil, entre outros.

Além disso, esse é o prazo mínimo sugerido para definir as estratégias de vendas das inscrições e também fazer a prospecção de patrocínios. Esses dois itens são fundamentais para gerar a receita do evento, que será usada para pagar fornecedores, custos e ainda gerar lucro.

Planejamento

O primeiro passo para realizar um evento é montar um pré-planejamento, que irá definir a modalidade do evento esportivo, o formato e a data, além de enxergar oportunidades. Vale lembrar que antes de definir a data é de extrema importância pesquisar os concorrentes. Assim você não corre o risco de organizar um evento esportivo no mesmo dia de outro.

Depois é necessário criar um planejamento criativo e executivo, que de acordo com Eduardo Quintes, gestor de projetos da empresa Rio B Negócios, que organiza os Jogos Cariocas de Verão, é fundamental para a captação de patrocínio e para todo o andamento da prova. Após, inicia-se a fase de pré-produção, que deve começar dois meses antes do evento esportivo.

“Na pré-produção entramos em contato com fornecedores, fechamos os orçamentos e alinhamos todos os pontos com a equipe técnica do evento”, conta Quintes, que ainda lembra que existe o pós-evento, que dura mais um mês.

Nessa fase também é importante definir as estratégias de inscrição. Segundo Renato Cukier, diretor do Ticket Agora, o ideal é ter no mínimo dois meses de inscrições abertas para que se tenha tempo de comunicar e efetuar ações de marketing, e, consequentemente lotar o evento. “Existem organizadores que abrem as inscrições com seis meses ou mais de antecedência. Esse prazo pode ser uma estratégia interessante para reservar a data na cabeça dos atletas”, conta Cukier.

Porém, ele só recomenda a abertura das inscrições quando o organizador tiver a certeza da data do evento, local, entre outras informações importantes. “De nada adianta abrir com antecedência sem ter as informações necessárias para venda, ou pior ainda, mudar o evento depois de já ter iniciado as inscrições”, complementa.

Outro ponto importante que deve estar no planejamento do evento esportivo é a definição da equipe que vai trabalhar durante todo o período e as funções de cada um. Para Alessandro Zonveni, diretor geral da SportsFuse, organizador do Circuito SP Run, uma equipe competente é fundamental. “Desde 2007 tenho a mesma equipe e não abro mão. Eles já me conhecem pelo olhar. Parceria entre organizador e a equipe é algo primordial para o sucesso do evento”, revela o diretor.

Itens básicos

Para realizar um evento esportivo são necessárias em média 50 pessoas fixas e mais centenas de profissionais contratados, que vão desde fornecedores a terceirizados. “Dentro da equipe de planejamento, por exemplo, uma das funções mais importantes é da área de competições. Essa área é formada por supervisores técnicos, logística, executivos, responsáveis pela área do evento. Além de produção, comunicação, entre outros”, exemplifica o gestor da Rio B Negócios.

Outro ponto importante são as permissões e avais necessários para a realização do evento esportivo em espaços públicos. Os prazos e a forma de buscar os órgãos públicos podem variar de cidade para cidade, vale checar com cada prefeitura. Porém, uma saída para facilitar esses tramites é buscar o apoio do Governo e do Estado e apresentar o projeto para as prefeituras mostrando os benefícios do evento para a cidade.

Além disso, o tipo de evento esportivo também determina certas exigências. Para uma maratona aquática, por exemplo, além dos profissionais na água, como bombeiro e pilotos, o organizador precisa também de um árbitro responsável para dar aval no percurso. É ele quem toma a decisão, por exemplo, de alteração de percurso, caso o mar esteja em condições perigosas.

Parece muita coisa? De fato é! Mas se você se organizar seu evento será um sucesso. Para facilitar listamos itens básico que precisam ter em qualquer evento esportivo:

• Planejamento
• Equipe alinhada com o evento
• Aval e permissões dos órgãos públicos
• Local adequado para a atividade que será praticada e para o número de pessoas
• Segurança
• Médicos e ambulância
• Chip de cronometragem
• Pórtico de largada e chegada
• Espaço de convivência dos atletas e espectadores
• Chapelaria
• Banheiro químico
• Pontos de hidratação com água
• Inscrições online
• Kit do atleta
• Medalha de participação