Tempo de leitura: 3 minutos

Na pele do Organizador

Durante os últimos meses, e de forma mais intensa nas últimas semanas, nós vivemos na pele as dores de ser um Organizador.

Daniel Krutman
Daniel Krutman
7 de agosto de 2019
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Tempo de leitura: 3 minutos
estressados porém felizes

Um dos principais objetivos do T.A. Summit já foi cumprido com sucesso, mesmo antes da realização do evento.

Durante os últimos meses, e de forma mais intensa nas últimas semanas, nós vivemos na pele as dores de ser um Organizador. E foi muito bom para aprender, evoluir, ganhar empatia e uma nova perspectiva sobre como podemos ajudar ainda mais no desenvolvimento deste mercado.

Aprendemos, por exemplo, que planejamento é essencial, mas que ele não resolve muito da ansiedade. E se o fornecedor faltar? E se o palestrante tiver uma dor de barriga? E se faltar luz? Uma das principais lições ao produzir um evento é que nem todas possibilidades são controláveis – e tudo bem.

Foi um período transformador.

Mudanças no jeito de pensar

O evento trouxe mais empatia pelos problemas do organizador.

Este impacto na equipe é muito benéfico, em especial porque estamos focados, centrados nos nossos clientes, mas é difícil criar uma perspectiva no dia a dia. Nosso próprio desafio, mesmo cheio de características próprias, ajudam a gente a enxergar como podemos fazer melhor.

Durante nosso planejamento, tivemos que mudar o local do evento. Organizadores de eventos esportivos não tem tanta flexibilidade – a gente não precisa fechar a rua – mas às vezes é necessário. No nosso caso, para trazer mais conforto, uma decisão difícil e estressante, mas provavelmente muito recompensadora.

Vivemos de café e check-lists infinitos

Outra lição: 50% de todos os inscritos – e neste momento quase todas as vagas estão preenchidas, que bom – vieram nas últimas 4 semanas de inscrições. Sim, o próprio Organizador deixa para fazer sua inscrição de última hora, quando este é o participante. É natural de um evento que acontece pela primeira vez, no qual o conteúdo foi sendo definido aos poucos. Mas foi tenso, podemos admitir.

A respeito do sistema, nossa principal auto-crítica foi a respeito da acessibilidade mobile ao Organizador. As coisas acontecem muito rápido e o sistema não é redondo para gerenciamento remoto. É um ponto de cuidado, no qual precisamos evoluir. Mas em geral – e agora falando como cliente – nossa relação com o sistema foi boa.

Confiança no sistema

Foi interessante utilizar nosso sistema em um ângulo diferente.

E gostamos!

O Ticket Agora – plataforma – realmente ajuda no gerenciamento do evento. Acompanhamos os inscritos em tempo real, são 150, foi fácil, mas a plataforma entregou com muita competência.

Acompanhamos também os relatórios, gráfico de evolução diária, projeção de vendas, Ticket Médio. Tudo foi balizando nossas decisões. Gostamos também da mobilidade e agilidade para gerar cupons desconto – mandamos e gerenciamos diversos, em especial para parceiros e apoiadores. O gerenciador de conteúdo da página de apresentação do evento também funcionou legal e foi atualizado quase diariamente, enquanto o evento se formava.

Tentaremos utilizar ao máximo todos os recursos disponíveis: disparador de comunicados, sistema de certificados, disparo de pesquisa pós-evento.

Sprint final na pele do Organizador

Temos uma semana até o evento e até lá 3 missões:

  1. Entender que não dá para controlar tudo no evento, mas continuar trabalhando forte até última hora pensando na melhor experiência;
  2. Continuar evolução na perspectiva do Organizador, criar ainda mais entendimento;
  3. Utilizar tudo que o sistema Ticket Agora oferece de ferramentas digitais, com visão de melhoria;

Foi bom participar dessa evolução da empresa, vai ser fundamental para nossos próximos passos.

E foi bom – difícil, mas muito bom – estar na sua pele por alguns meses.

Q.A.P Produção (em breve)

Confira mais eventos de negócios para participar neste segundo semestre!

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